BİRİM İÇ DEĞERLENDİRME RAPORU-2023.pdf
A. LİDERLİK, YÖNETİM VE KALİTE
A.1 Liderlik ve Kalite
1.1. Yönetim Modeli ve İdari Yapı
Kocaeli Üniversitesi Uzaktan Eğitim Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürlüğü (KOU-UZEM) yönetim yapısı 18.05.2005 tarih ve 25819 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Kocaeli Üniversitesi Uzaktan Eğitim Araştırma ve Uygulama Merkezi Yönetmeliği, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, Akademik Teşkilat Yönetmeliği ile uygun olarak tesis edilmiş olup, eğitim faaliyetlerini akademik personel ile yürütürken, idari faaliyetlerini ise akademik ve idari personeller ile yürütmektedir.
1.2. Liderlik
Kocaeli Üniversitesi Uzaktan Eğitim Araştırma ve Uygulama Merkezinde görev şeması oluşturulmuş olup şemadaki tüm görevlilerin çalışma alanları ve görevleri konusunda yetkilendirmeler gerçekleştirilmiştir. Her bir çalışan kendi alanı ile ilgili işi yürütme/çalışmalara katılma ve fikir oluşturma hususunda yönetimce desteklenmiştir. Bu destek kurum kültürünün temel bileşenidir. Çalışanların fikirlerini özgürce ifade edebileceği ortamın kurulması birimin değerleri ile amaç ve hedefleri doğrultusunda yetki paylaşımını, ilişkileri, zamanı, kurumsal motivasyon ve stresi de etkin ve dengeli biçimde yönetilmesini sağlamaktadır. Çalışmalar esnasında paydaşlarla (öğrenci, akademik ve idari birimlerle) elektronik/sözlü iletişim kanalları tahsis edilmiş ve etkin bir şekilde kullanılması sağlanmıştır.
1.3. Kurumsal Dönüşüm Kapasitesi
Birimimizde günün teknolojilerine uygun olarak altyapı ve sistem güncellemeleri sürekli olarak yapılmakta olup sadece günün gereklerini değil gelecekteki ihtiyaçlarında karşılanabilmesi hususunda dinamik bir yapı kurulmuştur.
1.4. İç Kalite Güvencesi Mekanizmaları
Takvim yılı temelinde işlem, süreç, mekanizmaların devreye gireceği planlanmış ve akış şemaları belirlidir. Sorumluluklar ve yetkiler tanımlanmış, gerçekleşen uygulamalar değerlendirilmektedir. Birimde bir kalite komisyonu oluşturulmuş, Kalite Komisyonunun yetki, görev ve sorumlulukları ve organizasyon yapısı tanımlıdır. Birim Kalite Komisyonu çalışmalarını kapsayıcı ve katılımcı bir yaklaşımla yürütmektedir. Kalite Komisyon çalışmalarının şeffaflığı ve kamuoyuyla paylaşımı yeterli düzeydedir.
1.5. Kamuoyunu Bilgilendirme ve Hesap Verebilirlik
Kurum/Birim web sayfası doğru, güncel, ilgili ve kolayca erişilebilir bilgiyi vermektedir. Bunun sağlanması için gerekli mekanizma mevcuttur.
A.1.1 Yönetim Modeli ve İdari Yapı
Kanıtlar
2023_Uzaktan Egitim Arastirma ve Uygulama Merkezi_2023_chat.pdf
A.1.2 Liderlik
Kanıtlar
2023_Uzaktan Egitim Arastirma ve Uygulama Merkezi_2023_iletisim.pdf
A.1.3 Kurumsal Dönüşüm Kapasitesi
Kanıtlar
A.1.4 İç Kalite Güvencesi Mekanizmaları
Kanıtlar
A.1.5 Kamuoyunu Bilgilendirme ve Hesap Verebilirlik
Kanıtlar
2023_Uzaktan Egitim Arastirma ve Uygulama Merkezi_2023_kalite_koordinasyon_organizasyon_semasi.pdf
A.2 Misyon ve Stratejik Amaçlar
MİSYON: İletişim ve bilgi teknolojilerine dayalı olarak Kocaeli Üniversitesi önlisans, lisans, yüksek lisans ve sürekli eğitim dahil tüm eğitim programları kapsamında uzaktan yapılan eğitim için plan, program, eşgüdüm ve uygulama faaliyetleri yürüterek; yükseköğretimin yeni öğrenci kitlelerine yayılmasını sağlamak suretiyle verimliliği artırmak, bilgiyi tüm kitlelere ulaştırmak, teknolojinin sağladığı çoklu ve etkileşimli ortam olanakları ve bilgiye sınırsız olarak ulaşabilme özelliklerine dayanarak eğitimin etkinliğini artırmak, eğitim-öğretim olanaklarının paylaşılmasını sağlayarak Üniversite içinde, üniversiteler arasında, ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlarla işbirliğinde akademik etkileşimi ve yardımlaşmayı kolaylaştırmaktır. Merkezin faaliyet alanları; iletişim ve bilgi teknolojilerine dayalı eğitimle yapılan ön lisans, lisans, yüksek lisans derslerini, kursları, seminerleri ve konferansları içerir. Uzaktan eğitimde; İnternet, diğer veri iletişim ağları, radyo, televizyon, telefon ve posta gibi iletişim araçları ile basım, ses, görüntü, bilgisayar ve teknolojinin sunduğu gereçler kullanılır.
VİZYON: Üniversite öğrencilerine ve topluma iletişim ve bilgi teknolojilerine dayalı uzaktan eğitim yoluyla sunduğu tüm dersler, kurslar, seminerler, konferanslar ve benzeri eğitim programlarını planlamak, uzaktan eğitimin gerektirdiği iletişim ve bilgi teknolojilerinin gelişimini takip etmek, uzaktan eğitime ilişkin tüm teknik alt yapı işlerini yürütmek, uzaktan eğitim konularına ilişkin olarak TÜBİTAK ve iletişim hizmeti sunan diğer kurum ve kuruluşlarla işbirliğinde bulunmak, Kamu, özel sektör, ulusal ve uluslararası kurum, kuruluş ve kişilerin uzaktan eğitim kapsamındaki danışmanlık ve uzaktan eğitim olanaklarından yararlanma taleplerini ilgili birimlerle birlikte projelendirmek ve yürütmek, Kurs, seminer, konferans, ders ve program örgütlenmesinin yeterliliği, sunucu/istemci altyapı örgütlenmesi, iletişim/etkileşim planlama ve uygulamaları ile öğrenci destek hizmetleri ölçme ve değerlendirme çalışmaları yapmak, Uzaktan eğitim konusunda uygulanmakta olan tüm mevzuatı takip etmek, uygulamaları bu kapsamda düzenlemek, Kamu ve özel kuruluşlar ile kişilere uzaktan eğitim yoluyla verilecek yaşam boyu eğitim derslerini/programlarını Kocaeli Üniversitesi Sürekli Eğitim Araştırma ve Uygulama Merkezi ile birlikte projelendirmek, Değişen ve gelişen koşullara göre uzaktan eğitim alanındaki diğer görevlerin yerine getirilmesi ile ilgili tüm çalışmaları yürütmek.
2.2. Stratejik Amaç ve Hedefler
Birimin stratejik planı bulunmaktadır. Üniversitemiz stratejik planıyla uyumludur. Birimin stratejik amaç ve hedefleri belirlenmiştir. Üniversitemiz stratejik amaç ve hedefleriyle uyumludur. Stratejik hedeflere ulaşma düzeyi yıllık olarak ölçülüp, izlenip, değerlendirilmektedir. Hedeflere ulaşılabilmesi için yapılan iyileştirme faaliyetleri mevcuttur.
2.3. Performans Yönetimi
Biriminizde performans göstergelerinin yıllar içinde nasıl değiştiğini izleyerek kontrol edip, önlem alan bir performans yönetimi mevcuttur. Biriminizde süreç performans göstergeleri tanımlanmıştır. Birimin özellikle takip edip önem verdiği anahtar performans göstergeleri mevcuttur.
A.2.1 Misyon, Vizyon, Değerler
Kanıtlar
2023_Uzaktan Egitim Arastirma ve Uygulama Merkezi_2023_kouuzem_misyon_vizyon.pdf
A.2.2 Stratejik Amaç ve Hedefler
Kanıtlar
A.2.3 Performans Yönetimi
Kanıtlar
A.3 Yönetim Sistemleri
3.1. Bilgi Yönetim Sistemi
Biriminizde üniversitemiz bilgi yönetim sistemleri dışında, kurumsal bilginin edinimi, saklanması, kullanılması, işlenmesi ve değerlendirilmesine destek olacak bilgi yönetim sistemleri oluşturulmuştur. Birimin önemli etkinlikleri ve süreçlerine ilişkin veriler toplanmakta, analiz edilmekte, raporlanmakta ve stratejik yönetim için kullanılmaktadır. Birimimize ait sunucu sistemleri üzerinde bu çalışmalar yapılmakta ve takip edilmektedir.
3.2. İnsan Kaynakları Yönetimi
Birim çalışanlarının fikirlerini özgürce ifade edebilecekleri, sürece katkı sağlayabilecekleri sosyal ortam oluşturulmuş yönetim taahhüdü altında çalışanlara açık bir şekilde ifade edilmiştir. Yönetim kapsamında çalışanlara bu ifadenin geçerliliği kanıtlanmıştır. Yönetimsel ilişkilerin yanı sıra sosyal ilişkileri de en üst seviyeye çıkarabilecek faaliyetler gerçekleştirilmektedir.
3.3. Finansal Yönetim
Birimin gelirleri merkezi bütçe kapsamında uzaktan öğretim ve materyal gelirlerinde sağlanmakta olup faaliyetlerin yürütülmesi için yeterlidir.
3.4. Süreç Yönetimi
Biriminizde eğitim ve öğretim, araştırma ve geliştirme, toplumsal katkı ve yönetim ana süreçleri, süreç ve alt süreçleriyle birlikte tanımlanmış, her bir ana süreç için sorumlu komisyonlar oluşturulmuştur. Ana süreçler ve ilgili faaliyetler süreç performans göstergeleriyle birlikte en az yılda bir kez değerlendirilip, iyileştirme çalışmaları yapılmaktadır.
A.3.1 Bilgi Yönetim Sistemi
Kanıtlar
A.3.2 İnsan Kaynakları Yönetimi
Kanıtlar
A.3.3 Finansal Yönetim
Kanıtlar
A.3.4 Süreç Yönetimi
Kanıtlar
A.4 Paydaş Katılımı
4.1. İç ve Dış Paydaş Katılımı
Birimimiz genel olarak altyapı hizmeti vermekte olup kullanıcıların (öğrenci, öğretim elemanı vs.) iletişim kanalları ile talep ve öneriler alınmakta, sistemle ilgili tüm ihtiyaçları teknolojik ve sistemsel sınırlar içerisinde birim ilgili kurullarında değerlendirilerek uygulamaya geçirilmektedir.
4.2. Öğrenci Geri Bildirimleri
Öğrencilerden gelen talepler anlık olarak sistemsel düzeyde iyileştirmeler sistem olanakları çerçevesinde gerçekleştirilmektir.
A.4.1 İç ve Dış Paydaş Katılımı
Kanıtlar
2023_Uzaktan Egitim Arastirma ve Uygulama Merkezi_2023_web.pdf
A.4.2 Öğrenci Geri Bildirimleri
Kanıtlar
A.4.3 Mezun İlişkileri Yönetimi
Kanıtlar